Jak umiejętnie informować o sukcesach, porażkach i zmianach? Co zrobić, by pracownicy nie dowiadywali się o wydarzeniach, które mają miejsce w firmie z mediów? Czy innowacyjne narzędzia porozumiewania się to droga do sukcesu i odpowiedź na komunikacyjne potrzeby pracowników? Między innymi takie obszary tematyczne były poruszane podczas pierwszego dnia Kongresu Profesjonalistów Public Relations. Wiodącym tematem dwudniowego spotkania branży jest komunikacja wewnętrzna.
W Rzeszowie 200 ekspertów i specjalistów zajmujących się public relations dyskutuje o komunikacji wewnętrznej w firmach i organizacjach. Jaka jest i dokąd zmierza? Takie pytania padały podczas pierwszego dnia Kongresu. – Dla praktyków, wewnętrzne relacje podobnie jak media relations czy zarządzanie kryzysowe, jest niezwykle ważnym elementem pracy, a czasami najważniejszym, bo PR zaczyna się właśnie we wnętrzu organizacji – mówi dr Dariusz TWORZYDŁO z Uniwersytetu Wrocławskiego, prezes Exacto Sp. z o.o. Organizatorami wydarzenia są Newsline Sp. z o.o. oraz Ideo Sp. z o.o., a sponsorem głównym firma PRESS-SERVICE Monitoring Mediów Sp. z o.o. Głównymi partnerami konferencji są: Polskie Stowarzyszenie Public Relations, Związek Firm Public Relations, Urząd Miasta Rzeszowa, Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego, Stowarzyszenie Informatyka Podkarpacka.
Social media – narzędzie czy pułapka komunikacyjna?
Współczesne narzędzia porozumiewania się pozwalają na szybką wymianę informacji na wszystkich poziomach, ale i na gromadzenie wiedzy. Jednak są również wyzwaniem dla komunikacji wewnętrznej. Poza problemem zewnętrznych forów pracowniczych ważnym aspektem staje się aktywność pracownika w social media. Użytkownik mediów społecznościowych jest na swoim profilu identyfikowany nie tylko z imienia i nazwiska, ale także jako pracownik konkretnej firmy. – Publikowane zdjęcia, udostępniane treści czy zamieszczane materiały mają wpływ na wizerunek organizacji. Dlatego zachodnie firmy wprowadzają tzw. social media policy. Zasady te są proste: bądź transparentny, bądź odpowiedzialny, szanuj innych. Chronią one nie tylko wizerunek firmy, ale również pracownika. W Polsce są już podmioty, które zdecydowały się na wdrożenie swojego kodeksu postępowania przez pracowników w mediach społecznościowych – wyjaśnia Justyna SZAFRANIEC, Dyrektor ds. Public Relations, PROAMA.
Jak nie zagadać komunikacji wewnętrznej?
To czym się posługujemy w komunikacji z pracownikami ma kolosalne znaczenie. Tradycyjne i nowe kanały porozumiewania, takie jak materiały wideo mogą się skutecznie uzupełniać. Często zastosowanie nieco innych niż dotychczas narzędzi pozwala urozmaicić komunikację, a nawet potrafi zmobilizować jej uczestników do dwukierunkowego dialogu. Hubert STĘPNIEWICZ, Prezes zarządu VIS Media Sp. z o.o. i Ewa STĘPNIEWICZ, Stowarzyszenie Prasy Firmowej poruszyli właśnie kwestię wykorzystania obrazu. Czytać czy oglądać? Takim pytaniem rozpoczęli swoje wystąpienie. Jak zaznaczyli, obraz pozwala przełamać bariery, których dostarczają inne formy przekazu. Telewizja wewnętrzna to szereg możliwości, ale prelegenci takie rozwiązanie rekomen-dowali wyłącznie dużym firmom. Stworzenie telewizji to nie tylko zapewnienie kwestii technicznych, ale inwestycja w redakcję treści. Największym wyzwaniem jest zbudowanie silnej narracji oraz mocnych i budzących zainteresowanie bohaterów. Elementy te są fundamentem dobrego materiału wideo – podkreślili.
Czy można pokonać bariery komunikacyjne?
Warto eksperymentować, ale najważniejsze, aby wcześniej analizować potrzeby komunikacyjne pracowników oraz zdefiniować cele i efekty, które chcemy osiągnąć. Niestety prowadzone działania bywają chaotyczne, bezrefleksyjne i nie wynikają wprost ze strategii komunikacji. Aleksander SALA, Prezes Zarządu KOLIBRO – Intranet Experts zwrócił uwagę na wykorzystywany charakter języka, który również nie zawsze jest dostosowany do odbiorców oraz słabą jakość dystrybuowanych informacji. Przytoczył jednak optymistyczne wyniki, z których wynika, że w ostatnich czterech latach o 30 proc. częściej audytujemy i badamy działania w ramach komunikacji wewnętrznej. Barierą najtrudniejszą jest niska świadomości kadry zarządzającej co do wartości jakie niesie wewnętrzny dialog.
