Regulamin Kongresu

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu

„XXV Kongres Profesjonalistów Public Relations”

1 Postanowienia ogólne

1. Organizatorem wydarzenia „XXV Kongres Profesjonalistów Public Relations” („Kongres”) jest Newsline Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, adres ul. Nad Przyrwą 13, 35-324 Rzeszów wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000287803, NIP: 5170232077 („Organizator”).
2. XXV Kongres Profesjonalistów Public Relations odbędzie się w dniach 25-26 września 2025 roku w Rzeszowie.
3. Warunkiem udziału w Kongresie jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego oraz dostarczenie dowodu uiszczenia opłaty.
4. Uczestnik – konsument lub przedsiębiorca zgłaszający udział w Kongresie.
5. Konsument – uczestnik będący osobą fizyczną nabywającą od Organizatora wstęp na Kongres w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
6. Przedsiębiorca – uczestnik będący osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką nieposiadająca osobowości prawnej nabywającą od Organizatora wstęp na Kongres w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej.
7. Osoba uczestnicząca – osoba fizyczna biorąca udział w Kongresie.

2 Zgłoszenie oraz opłata

1. Formularz zgłoszeniowy może być przedłożony:
   • przy wykorzystaniu jego elektronicznej formy. Formularz on-line dostępny jest na stronie Zgłoszenia. W tym przypadku osobno należy przesłać dowód uiszczenia opłaty (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: mwydrzynska@newsline.pl, pocztą tradycyjną listem poleconym lub kurierem),
   • w oryginale poprzez wysłanie go w formie papierowej wraz z klauzulą informacyjną oraz dowodem uiszczenia opłaty na adres korespondencyjny Organizatora: ul. Lucjana Siemieńskiego 20/38, 35-234 Rzeszów.
2. Opłatę Uczestnik zobowiązany jest uiścić na rachunek bankowy Organizatora prowadzony przez mBank S.A pod numerem 32 1140 2004 0000 3602 8000 4640
3. W tytule przelewu opłaty należy wskazać imię i nazwisko osoby, której opłata dotyczy.
4. Wysokość opłaty uzależniona jest od daty jej dokonania oraz formy uczestnictwa:

Wysokość opłaty konferencyjnej dla uczestnictwa stacjonarnego:

1. Opłata obejmuje udział w Kongresie (dwa dni, obiad), materiały oraz udział w wydarzeniu towarzyszącym.
2. Niezłożenie rezygnacji lub niewzięcie udziału w Kongresie nie zwalnia Uczestnika z obowiązku uiszczenia opłaty ani też nie daje podstawy do żądania jej zwrotu.
3. W przypadku wyczerpania limitu miejsc o przyjęciu na Kongres decyduje kolejność otrzymanych zgłoszeń. W przypadku przekroczenia limitu miejsc, Uczestnicy, których zgłoszenie wpłynęło po przekroczeniu limitu otrzymają zwrot uiszczonej opłaty.
4. Po otrzymaniu zgłoszenia przez Organizatora, jego odpowiedź do Uczestnika o kompletności danych w zgłoszeniu oraz braku przesłanki negatywnej, o której mowa w ust. 7 stanowi zawarcie umowy zgłoszenie uczestnictwa stanowi ofertę.

3 Zasady udziału w Kongresie

1. Zarejestrowany uczestnik ma możliwość udziału w Kongresie poprzez osobisty udział w Kongresie – „udział stacjonarny”
2. Uczestnicy mogą zgłaszać się do udziału w Kongresie według terminarza przedstawionego w poniższej tabeli.

Dane kontaktowe: Małgorzata Wydrzyńska, email: mwydrzynska@newsline.pl, tel.: 692 079 870.

1. W Kongresie mogą uczestniczyć wyłącznie osoby uprawnione, tj. zarejestrowani uczestnicy konferencji, w tym prelegenci i przedstawiciele mediów.
2. Uczestnicy wydarzenia są zobowiązani do przestrzegania zasad bezpieczeństwa ustalonych przez Organizatora, jak również wynikających z przepisów prawa oraz właściciela nieruchomości, obowiązujących w dniach organizacji wydarzenia.
3. Organizator będzie na bieżąco aktualizował zasady uczestnictwa w zakresie bezpieczeństwa w tym bezpieczeństwa sanitarnego, a także warunki organizacji wydarzenia, dostosowując je do wytycznych Prezesa Rady Ministrów oraz odpowiednich służb sanitarnych.

4 Rezygnacja z udziału w Kongresie

1. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie zobowiązany jest on do przedłożenia oświadczenia o rezygnacji Organizatorowi. Oświadczenie o rezygnacji może zostać złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej, poczty tradycyjnej listem poleconym lub kurierem. Ponadto Uczestnik po przedłożeniu oświadczenia w jednej z powyższych form zobowiązany jest do telefonicznego potwierdzenia swojej rezygnacji.
2. W zależności od terminu rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Kongresie, Organizator dokona rozliczenia poniesionych kosztów według zasad przedstawionych w poniższej tabeli:

1. Organizator dopuszcza możliwość zmiany osoby mającej uczestniczyć w Kongresie, która została uprzednio wskazana w zgłoszeniu przez Uczestnika. O zmianie osoby Organizator powinien zostać poinformowany nie później niż na 7 dni przed dniem rozpoczęcia Kongresu.

5 Uprawnienia Organizatora

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Kongresu, w szczególności polegającej na zmianie osoby prowadzącej wystąpienie, uczestnika debaty, formuły wykładów/wystąpień, zmianie godzin wystąpień lub miejsca odbywania się Kongresu.
2. W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator ma możliwość zmiany terminu Kongresu lub całkowitego jego odwołania. Za siłę wyższą należy rozumieć wszelkie nadzwyczajne zdarzenia zewnętrzne, a w szczególności zjawiska wywołane siłami natury oraz działania władzy publicznej (zmiany prawne), których skutków nie da się przewidzieć albo co do których brak jest możliwości przewidzenia, jakie ograniczenia będą wywoływać na dzień Kongresu, choćby istniały już uprzednio.
3. Ponadto Organizator ma możliwość odwołania Kongresu w przypadku wystąpienia okoliczności zagrażających życiu lub zdrowiu Uczestników oraz innych osób biorących udział w Kongresie.
4. W przypadku odwołania Kongresu, zgodnie z zapisami pkt. 2 i 3 niniejszego paragrafu w tym również, z uwagi na decyzję Ministerstwa Zdrowia z uwagi na wzrost zakażeń COVID lub innej niebezpiecznej choroby wirusowej, powszechnie uznanej za zagrażającej życiu i zdrowiu, co jest równoznaczne z zakazem organizacji konferencji w tym Kongresu, Organizator zobowiązuje się do zwrotu wpłaconych środków lub wydania vouchera uprawniającego do udziału w Kongresie PR 2026. Ostateczny sposób postępowania w tej sytuacji, każdorazowo zostanie ustalony indywidualnie z danym Uczestnikiem.
5. Organizator uprawniony jest do zatrzymania kwoty stanowiącej 30% opłaty uiszczonej przez Uczestnika będącego przedsiębiorcą (opłata manipulacyjna), w związku z poniesionymi przez niego kosztami organizacji Kongresu, w określonych terminach o których mowa w tabeli par. 4 pkt. 2.

6 Przetwarzanie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników oraz osób uczestniczących w Kongresie jest Newsline Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, adres ul. Nad Przyrwą 13, 35-324 Rzeszów wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000287803, NIP: 5170232077, adres email: mwydrzynska@newsline.pl, adres korespondencyjny: Newsline Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Nad Przyrwą 13, 35-324 Rzeszów.
2. Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
   • zapewnienie udziału w Kongresie – podstawą prawną stanowi wykonanie umowy w związku z udziałem Uczestnika w Kongresie (art. 6 ust. 1 pkt b RODO),
   • zapewnienie bezpieczeństwa zdrowia i życia uczestników Kongresu (artykuł 9 ust. 2 lit. a RODO),
   • realizacji procesu reklamacji (artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO),
   • archiwizacja (cele dowodowe) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, która jest prawnie uzasadnionym interesem Organizatora (art. 6 ust. 1 lit f RODO),
   • ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami będącymi realizacją prawnie uzasadnionego interesu Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Dane osobowe przetwarzane będą przez następujący okres:
   • zapewnienie udziału w Kongresie – wykonanie umowy – do momentu jego zakończenia, chyba że dalsze ich przechowywanie uzasadnione jest terminem przedawnienia roszczeń,
   • zapewnienia bezpieczeństwa zdrowia i życia uczestników Kongresu – przez okres miesiąca od dnia zakończenia Kongresu,
   • realizacja procesu reklamacji – przez okres niezbędny do realizacji tego celu,
   • cele archiwalne – przez okres niezbędny do realizacji tego celu,
   • ustalenie, dochodzenia lub obrona przed roszczeniami – przez okres niezbędny do realizacji tego celu.
4. Uczestnik oraz osoba uczestnicząca mają prawo dostępu do danych osobowych, które ich dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Posiadają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
5. Uczestnikowi oraz osobie uczestniczącej przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, to jest do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Podanie danych wskazanych w treści zgłoszenia na Kongres jest dobrowolne, jednakże niezbędne w celu wzięcia udziału w Kongresie.
7. Dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom, którym Organizator powierzył do przetwarzania te dane na postawie umów oraz podmiotom uprawnionym do uzyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
8. Organizator wskazuje, iż w trakcie zgłoszenia Uczestnik oraz osoba uczestnicząca mogą zostać poproszeni o wyrażenie odrębnych zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych własnych usług Organizatora, jak również wyrażenie zgody na udostępnienia danych osobowych sponsorom Kongresu oraz partnerom, z którymi Organizator współpracuje w celach marketingowych produktów lub usług tych podmiotów. Zgoda obejmować będzie wyłącznie sponsorów oraz partnerów Organizatora współpracujących z Organizatorem w zakresie Kongresu. Lista sponsorów oraz partnerów dostępna będzie na stronie Organizator i partnerzy.
9. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, przysługuje prawo do jej cofnięcia w każdym momencie. O wycofaniu uprzednio udzielonej zgody należy poinformować Organizatora przesyłając stosowną informację na adres poczty elektronicznej: mwydrzynska@newsline.pl
10. Dane osobowe Uczestnika oraz osoby uczestniczącej nie będą przedmiotem procesów, w ramach których miałoby dojść do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

7 Wizerunek

1. Organizator wskazuje, iż w trakcie zgłoszenia Uczestnik oraz osoba uczestnicząca mogą zostać poproszone o udzielenie nieodpłatnej i nieograniczonej czasowo ani terytorialnie osobnej zgody na wykorzystanie ich wizerunku utrwalonego w czasie Kongresu poprzez Newsline Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie w celach marketingowych i promocyjnych związanych z prowadzoną przez Newsline Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie działalnością.
2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 obejmuje takie formy publikacji jak: udostępnianie na stronie internetowej i mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter) i obejmuje trwałe lub czasowe zwielokrotnianie, udostępnienie i rozpowszechnianie, powielanie, kadrowanie i zmianę kompozycji zdjęcia przedstawiającego osobę Uczestnika (będącego osobą fizyczną) oraz osoby uczestniczącej.
3. W przypadku Uczestnika (będącego osobą fizyczną) oraz osoby uczestniczącej, którzy nie wyrazili zgody na upublicznienie ich wizerunku zobowiązani są nosić w czasie trwania Kongresu dedykowanego oznaczenia przygotowanego przez Organizatora.

8 Odstąpienie przez Uczestnika będącego konsumentem

1. W przypadku dokonania zgłoszenia przez Konsumenta – zawarcie umowy na odległość – może on w terminie 14 dni od niego odstąpić bez podania przyczyny.
2. Bieg terminu do odstąpienia od umowy rozpoczyna się od dnia wysłania zgłoszenia. Do zachowania terminu do odstąpienia od umowy wystarczy wysłanie oświadczenia o odstąpieniu od umowy przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.
3. Konsument uprawnienie do odstąpienia od umowy może zrealizować poprzez wysłanie podpisanego oświadczenia o odstąpieniu od umowy na adres: Newsline Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Nad Przyrwą 13, 35-324 Rzeszów lub adres poczty elektronicznej email: mwydrzynska@newsline.pl.
4. W przypadku odstąpienia umowę uważa się za niezawartą.
5. Organizator niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia Konsumenta o odstąpieniu, zwróci uiszczoną przez niego opłatę. Zwrot opłaty zostanie dokonany przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty jakiego użył Konsument.

9 Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin obowiązuje od chwili jego opublikowania na stronie internetowej Kongresu. Organizator zastrzega sobie prawo do jego zmiany, z zastrzeżeniem, że dokonane zmiany obowiązują od chwili przekazania ich do publicznej wiadomości.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 07.02.2025