Sprawny przepływ informacji pozwala na skuteczne funkcjonowanie firmy, a także minimalizuje ryzyko wystąpienia sytuacji kryzysowej wewnątrz organizacji. Pracownicy specjalizujący się w prowadzeniu komunikacji wewnetrznej powinni dysponować szerokim wachlarzem narzędzi, a także aktywnie wpływać na politykę „antykryzysową” organizacji, która pozwala nie tylko na zapobieganie wewnętrznym sytuacjom kryzysowym, ale także na efektywną komunikację w momentach kryzysowych.   

Już 20 i 21 kwietnia 2017 roku w Rzeszowie odbędzie się coroczne spotkanie specjalistów PR w ramach Kongresu Profesjonalistów Public Relations. Temat kryzysu w komunikacji wewnętrznej omówi Igor Żytka – koordynator ds. komunikacji wewnętrznej w firmie Provident Polska S.A. Podczas wykładu „Pudełko przetrwania – co warto mieć, gdy trafi Cię kryzys w komunikacji wewnętrznej” słuchacze będą mieli okazję zapoznać się między innymi ze sprawdzonymi narzędziami, które wspomagają skuteczną komunikację w momentach kryzysowych.

Lepiej zapobiegać, niż leczyć

Pierwszym etapem zarządzania momentami kryzysowymi jest odpowiednie przygotowanie. Uprzednio stworzony plan działania pozwala przede wszystkim na szybsze podjęcie odpowiednich kroków – należy pamiętać, że to właśnie czas, a co za tym idzie szybkość przepływu informacji, są kluczowymi czynnikami w momentach kryzysowych w komunikacji wewnętrznej. Komunikat, który dociera zbyt późno, lub co gorsza nie dociera wcale, nie wróży korzystnego rozwiązania zaistniałego problemu.

Podstawą skutecznej komunikacji wewnętrznej w momentach kryzysowych jest sprawny przepływ informacji – to właśnie komunikaty przedstawiające na bieżąco rozwój wypadków, profilowane w zależności od potrzeb i oczekiwań poszczególnych grup pracowników, pozwalają zachować spokój i opanowanie. Musimy pamiętać, że kryzys to spektakl emocji i zwiększonego zapotrzebowania na informacje – im szybciej uspokoimy sytuację, tym sprawniej poradzimy sobie z momentami kryzysowymi – mówi Igor Żytka.

Oprócz merytorycznego przygotowania warto posiadać sprawdzone sposoby, które usprawnią przekazywanie istotnych informacji.

Do tego rodzaju działań najczęściej wykorzystywany jest intranet czyli platforma służąca między innymi do wewnętrznej wymiany informacji lub danych, do której dostęp mają tylko wyznaczone osoby np. pracownicy danej firmy.

Intranet to między innymi narzędzia, takie jak na przykład: czat, dyskusja on-line, komentarze, które mierzą faktyczne zainteresowanie tematem, blogi Zarządu czy możliwość tworzenia profilowanych informacji w zależności od grupy pracowników, które zostały zaprojektowane do prowadzenia komunikacji wewnętrznej. Ich użycie w momentach kryzysowych wydaje się zatem naturalne dla nadawców i odbiorców, a co istotne – pozwala zareagować szybko i precyzyjnie” – dodaje Urszula Kandefer, która w Ideo specjalizuje się w realizacji projektów z obszaru komunikacji wewnętrznej.

Osoby, które chcą poszerzyć swoją wiedzę między innymi na temat kryzysu w komunikacji wewnętrznej zapraszamy do wzięcia udziału w Kongresie Profesjonalistów Public Relations. Organizatorami Kongresu są Newsline sp. z o.o. oraz Ideo sp. z o.o.